JAPAN CARGO EXPRESS CO., LTD.
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２００２年（平成１４年）１０月号 特集"防犯のあり方とコストを考える"
● ３０年培った物流のノウハウを、メール室のコスト削減と防犯に応用
セキュリティの必要性がさほど重要視されていなかった、郵便 物の社内管哩や宅配便の集荷出荷管理。
しかし、その数量の増加と時間指定、不審な荷物、社内外の情報漏洩問題など、メール室の機能と業務の見直しが始まっている。株式会社日本カーゴエキスプレスは、この世界で先頭を走る、オールインワン企業として注目を浴びている。
■会社の情報の出入り口・メール室の重要性を意識する
"メール室。自体がなじみの薄い言葉だが、企業経営の中で、情報管理・セキュリティ・コスト削減という視点から見ても、その機能や管理は着目すべき業務となっているのではないだろうか。
株式会社日本カーゴエキスプレス(以下、日本カーゴ)では、本来のドキュメント類の配送業務に加えて、「メール室のアウトソーシング」請負業務に３年前から本格的に乗り出した。
メール室業務の重要性に気づいた企業が、メールコントロール業務のアウトソーシング化とノウハウ取得のために日本カーゴに問い合わせる例が増えているという。
■意外と知られていない、情報の回路機能とセキュリティ機能
さて、みなさんの会社では、こんなことで困ってはいないだろうか。
・宅配の業者が、わが物顔でオフィスの中に入ってきて重要書類や機密の資料などが漏洩する危険がある
・複数の宅配業者が狭いオフィス に入ってきて、台車が社員の通行の邪魔になる
・エレベーターに宅配業者が入ると、ほとんど占領されてしまう
・社内便をやり取りするときに、書類が紛失し、責任の所在があいまいになっている
・宅配便を頼むときに、業者が各部門バ一フバラで、経費を見直したい
・担当者の異動や退職によって、メール管理の引継ぎがうまくいかない
・「炭疽菌を疑わせる『白い粉』事件」のような被害を水際でせき止めたい
・宅配業者の車がつねに公道に駐車していて、周りに迷惑をかけている
・総務の集荷、出荷担当が休むと実情が把握できず、困っている
日本カーゴ・社長の鈴木隆志さんは、「社内に宅配便の業者の人がいつもうろうろしているのは、セキュリティからしても、社内の管理面からしても、決していい状況ではないでしょう。私たちのシミユレーションでは、本社に社員が３００人程度以上在籍している状況では、われわれのような専門業者に外注するほうがコスト的にも安くなる計算です。たとえば、機密情報の秘匿漏洩といった防犯面を考えたら、その価値ははかり知れないものがあります」という。
日本カーゴでは、すでに都内で２０企業と「メールサイト」(メール室)の契約をしており、各企業の要望に応じた、メール室の運営を行っている。企業内のドキュメントの管理を専門的に扱う熟練スタッフをそろえ、メール事業部として「メールルームのアウトソーシング」に対応している。
従来、運送の付帯業務、または総務の仕事と考えられていたメール業務。以前は外資系企業がアウトソーシングするケースが多かったが、最近は日本企業が導入するケースが増えている。
■某総合商社の導入事例から見るメリット
某総合商社では、各物流業者が企業内に比較的安易に入館することが問題となっていた。そこで、以前から注目していたメール室のアウトソーシング化、とくに情報の保持、安全性の確保についてプロの力を仰ぐことになり、日本カーゴを指名。日本カーゴでは、企業内の集荷貨物を取りまとめることを提案し、採用後は同社スタッフ三人を配置。社内および物流業者向けの説明会を実施し、システム変更の徹底をはかった。原則と
して日本カーゴが集荷後、各物流業者に手渡すシステムを確立し、安全性の確保やエレベーターの効率的利用、宅配便業者の管理も行き届くようになった。
■リスク情報はいち早くWebに掲載し、顧客以外にも情報を伝える
9・11事件以来、テロ対策についてはさまざまな形で取り上げられているが、いち早く顧客に「炭疽菌に対するメール室の対応」を Web上に掲載したのは日本カーゴである。その中で、一部の顧客に関しては、空港の入り口にある「荷物検査機」の導入を勧めた。
さらに手袋、マスクなどの用意についても対応。つまり、メールをキーワードにしたリスクマネジメントについて、積極的にタイムリーな提案ができる数少ない企業ということがいえる。
鈴木さんは、「ようやく日本でも欧米並みのセキュリティ意識が芽生えてきましたが、まだまだ何十年も遅れている感は否めません。事前の対策が会社を救うということに、もっと関心を持ってほしいですね」と締めくくった。
■メール室アウトソーシングまでの流れ
| １ | 実態把握 | （1）1日の発着、郵便件数、宅配便件数 （2）発送集荷の午前午後それぞれ巡回回数およぴメール棚の数 （3）郵便計器操作、遅延発送物・時間外発送への対応 （4）宅配貨物、書留郵便の館内配達方法 （5）会社によっては、コピーセンター、DM・請求書の発送オペレーション、文具資材の在庫管理・購入の実態 |
|---|---|---|
| ２ | 導入打ち合わせ | 1の実態把握をべ一スに導入すべきかどうか検討 （1）既存メール室の一括アウトソーシング （2）新規メール室の構築 （3）アウトソーシングはしないが、メール業務のコンサルティングとマニュアルの作成、など、どこまで行うか、検討。検討する際には成果を期待する優先順位を決める ●コスト削減 ●セキュリティ ●メールルームのサービスの質的向上(時間の正確性・履歴、誤配の削減) ●社内担当者の不在時・退職時の対応 ●メール担当の人材確保の問題 |
| ３ | 導入内容検討 | 導入目的のプライオリティが決まったら、どこまでアウトソーシングをするか検討。 （1）集荷 （2）出荷 （3）社内メール （4）仕分け （5）入荷管理 （6）出社退社管理 （7）ほか |
| ４ | 導入決定、業務マニュアル作成 | |
| ５ | 社内でのオリエンテーリング、移行実施 | |