株式会社日本カーゴエキスプレス
JAPAN CARGO EXPRESS CO., LTD.
本社:
〒105-0003
東京都港区西新橋1-20-9 TSRビル4階
TEL:03-5251-1021(代表)
FAX:03-5251-1010

メール事業部

メール事業部業務委託のQ&A

メール室(メールルーム)のアウトソーシングついて、さまざまなお問い合わせをいただきました。その一例をご紹介いたします。 また、これ以外の質問も是非お寄せください。
よろしくお願い申し上げます。  

インデックス 

1)サポート体制はどうなっていますか?
2)付帯業務はどんな業務が可能ですか?
3)不審な荷物、手紙爆弾、テロ事件等のセキュリティに関して・・・
4)配属されるスタッフに対する研修は?
5)業務は依頼するが、現在担当しているスタッフに残ってほしい・・・
6)きっと高いんでしょ?
7)現在のサービスレベルは適正なのだろうか?目安は?
8)管理上の点から、マニュアルがほしいのですが・・・
9)宅配便やトラック便、メール室・・書類配送のどこまで担当できるの?

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メール室(メールルーム)Q&A

 

1)サポート体制はどうなっていますか?
簡単な作業のようで、実は業務は複雑で、正確性を要求されます。また、1日でも業務が停止することが許されません。
継続的かつ安定した運営・管理をするために、アカウントマネージャー、スーパーバイザーを選定いたします。常にお客様の窓口となり、サービスに関する課題・問題・現状に対して速やかにご対応いたします。 また、定期的なミーティングにてレベルのアップに努めています。
サポートの一番の課題は「担当スタッフの突発休み等の対策」です。定期的に業務の情報の更新を行ったバックアップスタッフを用意、また業務に精通したスーパーバイザーによるチーム体制で現場をサポートしています。  


2)付帯業務はどんな業務が可能ですか?

オプション事例のページをご覧下さい。
総務サービスをきちんと定義づけて整理すると、「経営をサポートする職務」、「快適に社員が働けるために提供する職務」など、ビジネスには欠かせない大切な仕事ばかりです。 しかし多種多様化する総務サービスのニーズに追いつこうとすると、雑務の集約場所になる傾向があります。
皆様の本来の仕事に集中していただくために、 お手伝いできることであれば、どのような雑務でもサポートいたします。 お気軽にご相談ください。

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3)不審な荷物、手紙爆弾、テロ事件等のセキュリティに関して・・・

小型サイズの検査装置から、空港で使用する大型X線検査装置まで、操作実績がございます。
また2001年に起こった「炭疽菌」テロ等の不審荷物対策として、様々なノウハウを蓄積しております。
(当社ではガスマスクや手袋等もお取り扱いしております)
なお、検査の際には、ご担当様が同行しての作業が望ましいと考えますが、それが不可能な場合、お客様にビル外の検査室を設けていただき、全ての到着物を検査し、その後、お客様のもとへお届けするといった運営も可能です。 当社はある意味「リスクヘッジ」をお手伝いする企業なのです。


4)配属されるスタッフに対する研修は?
メール室運営のスムーズかつ早期安定をはかる目的から、運営開始前に数日間〜1ヶ月程度の事前研修(OJT)をさせていただきます。 この研修期間は業務内容により異なります。
しかしながら、 この間、スーパーバイザーがメール室の統括やスタッフの研修を含め全面的にバックアップをいたしますのでご安心ください。 その他の研修として、継続的に外部セミナーへの参加や個人情報保護に関する勉強会などでスタッフの育成、教育に力を入れています。


5)業務は依頼するが、現在担当しているスタッフに残ってほしい・・・
 
業務のアウトソーシングには魅力があるが、現時点での担当者(担当業者)がいらっしゃるケースで、そのメンバーの功績、知識、または特殊な知識の継続のために、「現在の担当スタッフ」を残してほしいというご要望もございます。

当然このようなケースにも、柔軟に対応した実績がございます。詳細はお気軽にご相談ください。

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6)きっと高いんでしょ?

一番気になる項目かもしれません。当社は人材派遣ではなく、アウトソーシング業務です。当然当社の、ノウハウが含まれたものです。ご料金に対する感想はお客様次第です。しかしながら、ご満足いただけるサービスの提供を努力したいと思います。
また、輸送費の削減等、お客様のトータルでのコストメリットを一緒に考えて行ければと考えます。


7)現在のサービスレベルは適正なのだろうか?目安は?
メール室の業務は、日本の会社の場合、他社と比較することがほとんどなく、従来の慣習の延長にて業務を構築している会社がほとんどです。
1970年代にドラッカー氏が「郵便室をアウトソーシングするべき」という内容の論文を発表したように、そのセクションおTOPの方が経営職階にいない業務はアウトソーシングすべきと述べているように、外資系企業ではアウトソーシング、業務委託が当然のごとく行われています。
日本カーゴエキスプレスでは、日本企業、外資系企業のメール室を経験し、企業内(館内)メール業務の専門的な視点からメール室のコンサルティングもおこなっております。
『自社のサービスレベルを見直したい』『自社のサービスレベルが他社に比べ、効率的(人数・スキル)であるのか?』など、50社以上の運営実績から構築したノウハウを活用してご提案をさせていただきます。
是非、無料診断をご利用ください。

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8)管理上の点から、マニュアルがほしいのですが・・・

当社の受託するメール室では、アウトソーサーとして、定期的にアップデートを行い作成しております。
また、コンサルをご依頼いただき、マニュアル作成のみご発注をいただくケースもございます。
マニュアルは、サービスの品質維持や均質化、メールサービスにありがちな一個人への知識や経験.ノウハウの偏り(属人化)を無くすためのものです。担当スタッフ用や新任担当スタッフ用等のレベルに応じたマニュアルも作成しております
また、BCPに基づく危機管理マニュアルの作成も行います。ご検討よろしくお願いいたします。


9)宅配便やトラック便、メール室・・書類配送のどこまで担当できるの?
すべて可能でございます。 当社は、「社内外ドキュメント(メール)及び様々な貨物の輸送ニーズ」を中心として「ワンチャネルにてご対応できる物流企業」として、包装資材や倉庫、保管、一括発送等の付帯サービスをご提供できる企業です。是非輸送のプロとしての知識をご活用ください。当社にメール室を委託したといっても、当社の配送網を使うという条件等はまったくございません。輸送会社のメリット、デメリット、お客様のニーズを把握した上で最適なご提案をさせていただきたく、お願い申し上げます。

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